Kvalitetssikring
Kvalitet er beskrivelse af krav, som ønskes opfyldt. De krav, som Brønderslev Kommune skal opfylde er, at sagsbehandlingen på natur- og miljøområdet er ensartet. Dette betyder, at borgere med samme henvendelse til kommunen får samme behandling. Den sagsbehandling, som kommunen giver, skal være ens for både dig og din nabo, hvis I har sager, som ligner hinanden. Kommunen sikrer denne ligestilling ved at opbygge et system til kvalitetsstyring.
Kvalitetsstyringssystemets principper
Et kvalitetsstyringssystem beskriver, hvordan kommunen vil behandle sager, så borgerne får den samme sagsbehandling, hvis sagerne ligner hinanden.
Kvalitetsstyringssystemet skal også sikre, at sagerne behandles med faglig kvalitet.
Kvalitetshåndbogen
Brønderslev Kommune har udarbejdet en kvalitetshåndbog med tilhørende procedurer, som til sammen beskriver, hvordan fagenheden for teknik og miljøs sagsbehandling kan leve op til lovgivningens krav .
Nogle af kravene er at sikre faglig kvalitet, effektivitet og ensartethed i sagsbehandlingen.
Der er udarbejdet:
• en overordnet beskrivelse af kvalitetsstyringssystemet.
• tværgående procedurer, som beskriver, hvordan kvalitetsstyringssystemet fungerer.
• fagprocedurer, som beskriver, hvordan sagsbehandlingen inden for natur- og miljøområdet skal foregå.
Kvalitetshåndbogen beskriver formålet med Teknik- og Miljøforvaltningens kvalitetsstyringssystem samt ansvarsfordelingen i forhold til kvalitetsstyringssystemet.
Der er i afdelingen for Miljø, Vand og Natur en medarbejder, som er systemansvarlig. Opgaverne er bl.a. at iværksætte interne kontrol og analysere resultaterne heraf, analysere resultaterne af ekstern kontrol, overveje evt. forbedringer af kvalitetsstyringssystem osv.
Der vil løbende ske en forbedring af kvalitetsstyringssystemet ved at medarbejderne kan komme med forbedringsforslag. I forbindelse med intern kontrol, som skal gennemføres med ca. 12 måneders mellemrum, skal der udarbejdes en rapport over de områder, som kan/skal forbedres.
Lovgrundlag
Lov om et kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbehandling på natur og miljøområdet, nr. 506 af 7. juni 2006.
Bekendtgørelse om krav til kvalitetsstyringssystemet for den kommunale sagsbehandling på natur og miljøområdet, nr. 661 af 14. juni 2006.
Desuden beskriver kvalitetshåndbogen kravene til offentliggørelse, vedligeholdelse af kvalitetsstyringssystemet, kompetencer og hvilke love, som kvalitetsstyringssystemet er omfattet af.
Certificering (godkendelse) af kvalitetsstyringen
Certificering er det moderne, internationale ord for godkendelse.
Brønderslev Kommune skal have et firma (certificeringsorgan) til at kontrollere, om vi overholder det, som står i vores kvalitetsstyringssystem. Brønderslev Kommune har skrevet kontrakt med Dansk Standard (DS).
Det er ikke kun ved certificeringen, at vi bliver kigget over skulderne. Én gang årligt skal DS lave en kontrol af, om vi stadig overholder vores kvalitetsstyringssystem. Denne kontrol kaldes i fagsproget en ekstern audit.
Afdelingen for Miljø, Vand og Natur blev certificeret den 19. november 2009. Ved certificeringen fik kommunen et bevis på, at vi har opnået denne godkendelse. Certifikatet hænger i afdelingen for Miljø, vand og natur. En certificering gælder dog højst for tre år, hvorefter den skal fornyes.
Den 1. årlige opfølgning på kvalitetsstyringssystemet blev gennemført ved Dansk Standard den 11. nov. 2010, her kunne det konkluderes;
At systemet overholder kravdokumentationen.
At systemdokumentationen er implementeret i tilfredsstillende omfang.
At systemet generelt virker egnet og effektivt i forhold til virksomhedens forhold og anvendte processer.
Ledende auditor bekræfter derfor gyldigheden af certifikat nr. 1718 udstedt til Brønderslev Kommune
Kvalitetspolitikker og kvalitetsmål
Et af kravene i lovgivningen er, at der skal udarbejdes kvalitetspolitikker, kvalitetsmålsætninger og kvalitetsmål.
Kvalitetspolitikker for Teknik og Miljøforvaltningen
• At myndighedskrav, almindelig god forvaltningsskik og fastsatte procedurer overholdes.
• At brugere, medarbejdere og eventuelle samarbejdspartnere skal informeres hurtigt og effektivt om omfang og indhold af indgåede aftaler og aftaleændringer samt om retningslinjer og anvisninger, der har betydning for en hensigtsmæssig sagsbehandling,
• At der udvikles og fastholdes en kvalitet i arbejdet med administrationen indenfor miljø, vand og natur.
• At medarbejderne har en ensartet forståelse for opgaveløsning og dokumentation af kvalitet,
• At love og regler indenfor området overholdes.
• At kvalitetspolitikken er kendt af medarbejderne i miljø, vand og natur.
• At kvalitetspolitikken er offentlig tilgængelig på kommunens hjemmeside.
• At kvalitetspolitikken er under løbende udvikling og årligt revurderes.
• At ledelse og medarbejdere sikrer sammenhæng mellem ressourcer i opgaveløsningen til arbejde med kvalitetsudvikling.
• At ledelsen bidrager aktivt til at sikre den medarbejderudvikling og uddannelse (administrativt og fagligt), som er nødvendig for at opfylde gældende politik og mål.
• At der udvises et godt og motiverende samarbejde om kvalitetsudvikling i kommunen.
• At der anvendes personale og efter behov eksterne eksperter med anerkendt faglig uddannelse og dokumenteret erfaring, herunder den nødvendige indsigt og kompetence således at pålagte opgaver kan varetages professionelt.
• At der sker en høj information omkring kvalitetsarbejdet til alle samarbejdspartnere herunder kommunens borgere.
• At der gennem arbejdet med kvalitet sikres et godt arbejdsmiljø med fokus på samarbejde og dialog.
• At der planlægges hensigtsmæssigt, navnlig i relation til sammenhængende sagsforløb med henblik på at tilgodese brugernes behov og forventninger i størst muligt omfang og inden for krav, der følger af lovgivningen.
• At intern audit- af kvalitetsstyringssystemets effektivitet samt myndighedens evaluering af dets fortsatte egnethed og effektivitet skal gennemføres løbende og efter faste procedurer.
• At der gennemføres interessent- eller brugertilfredshedsundersøgelser med henblik på at afdække, om kommunens opgavevaretagelse er af tilfredsstillende kvalitet og tilstrækkeligt ensartet.
Beskrivelse af kvalitetsmålsætninger og kvalitetsmål:
• Sikring af faglig kvalitet, effektivitet og ensartethed i kommunens sagsbehandling ved at udarbejde procedurer samt handlingsplaner.
• Sikring af brugernes tillid til og tilfredshed med sagsbehandlingen ved brugertilfredsheds-undersøgelser minimum hvert andet år.
• Sikre et højt fagligt miljø via uddannelsesplaner, som gennemgås årligt sammen med de reviderede kompetenceskemaer.
• Sikre at der sker udvikling af de administrative IT systemer via vedtaget politikker herom ved at udpege superbrugere for alle programmer, som sikrer en udvikling for medarbejderne i miljø, vand og natur og som løbende er i dialog med systemansvarlig.
• Sikre en acceptabel sagsbehandlingstid ved at udmelde vejledende tider for de forskellige typer af sager.
• Sikre et højt informationsniveau via hjemmesider, pjecer mv. ved at udpege en ansvarlig person i miljø, vand og natur.
• Sikre at kvalitetsniveauet løbende vurderes og forbedres via møder efter behov i kvalitetsstyringsgruppen samt ved udarbejdelse af ledelsens evaluering.
Lokale kvalitetsmål:
Ved nyansættelser:
• Når der fremover ansættes fast personale i Miljø, vand og natur skal den nyansatte indenfor det første halve år på minimum et dags kursus i miljøforvaltningsviden (retssikkerhedsloven, forvaltningsloven m.v.), hvis ikke den nyansatte allerede besidder den viden.
Landbrugsgruppen:
• Der skal senest den 15. august 2012 udarbejdes et varslingsbrev samt en tjekliste til brug for tilsynsmedarbejderen, som skal sikre at vilkår i miljøgodkendelser kan håndhævdes på en nem og hurtig facon.
Virksomhedsgruppen:
• Miljøgodkendelser meddeles senest 4. måneder efter de er fuldt oplyst.
• Minimumsfrekvensen for tilsyn overholdes
• Jordvarmetilladelser meddeles senest 1. måned efter de er fuld oplyst.
Skove, naturvejledning og sikkerhed på legepladser;
Skove
• Overholdelse og revision (hvert 5. år) af PEFC og FSC certificering
• Overholdelse og revision (hvert 5. år) af driftsplanen
Naturvejledning
• Årlig udgivelse af folderen "Oplev Naturen", som tryksag på kommunens hjemmeside og på landsdækkende liste.
• Foromtale i Nordjyske af arrangementerne i "Oplev Naturen".
• Vedligeholdelse af økonomisk og praktisk grundlag for "Skoven Er Din".
• Annoncering om "Skoven Er Din" i kommunens årlige publikation: "Aktiv Fritid"
Sikkerhed på legepladser
• Efterlevelse af certificering fra Teknologisk Institut
Aktindsigt
Aftale om aktindsigt kan træffes med afdelingen for Miljø, Vand og Natur på
tlf. 9945 4545 eller via e-mail raadhus@99454545.dk
Kontaktpersoner i Miljøafdelingen
Hvis du har spørgsmål til kvalitetsstyringssystemet er du velkommen til at kontakte:
Systemansvarlig Marianne Heilskov Hansen, tlf. 9945 5843, mail: marianne.heilskov.hansen@99454545.dk
Certifikatet kan ses her
Ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemet