Vi bruger cookies til statistik som en del af vores arbejde for at lave en god hjemmeside. Hvis du ikke siger "nej tak til cookies", antager vi, at du accepterer vores cookie politik.

Se vores "cookiepolitik".

Her kan læses de nye retningslinjer for foreninger og hallers booking og afbooking af faciliteter.

Retningslinjer for foreninger og hallers booking og afbooking af faciliteter

Nedenstående retningslinjer er udarbejdet på baggrund af dialog mellem haller, foreninger og Fritids- og Kulturområdet i Brønderslev Kommune i foråret 2019.

Overordnede principper ift. de udarbejdede retningslinjer:

  • Faciliteterne bookes i bookingsystemet Conventus.
  • Haltimer opgøres og afregnes som 60 minutter
  • Sæsonbookinger er fastlagte, dvs. disse kan ikke slettes uden en særlig begrundelse.
    Det betyder, at foreningerne som udgangspunkt forpligtiger sig til de timer, som de først har booket.
  • For foreningernes skyld skal der være en periode, hvor der er mulighed for at se nye hold an. Perioden må ikke være længere, end at det giver hallerne mulighed for at kalkulere med timerne, hvis foreningerne ikke har brug for tiderne alligevel.
  • Fordeling af timer foregår så vidt muligt i gensidig dialog mellem haller og foreninger på fordelingsmøder.
  • Retningslinjerne er gældende for alle de faciliteter, hvor de folkeoplysende foreninger udøver deres aktiviteter. Det betyder, at foruden hallerne er mødelokaler, sale og andre faciliteter omfattet af retningslinjerne i det omfang, de benyttes af foreningerne.

Årshjul for booking/afbooking i Conventus

  • Maj/Juni: Foreningerne aftaler fordeling af timer med hallerne ud fra deres ønsker.
    Faciliteter/timer bookes i Conventus, hvilket i de selvejende haller hovedsageligt foretages af centerleder/halinspektør.
  • September: Senest den 15. september skal foreningerne have meldt tilbage til hallerne, hvorvidt de ønsker at slette nogle af de bookede timer for sæsonen.
  • September/December: Kamp-/stævnetider bookes. Booking foretages så vidt muligt i hele perioder og i sammenhæng, således at andre foreninger kan byde ind på ledige timer. Desuden får hallen bedre mulighed for at udleje til andet formål.

 

Retningslinjer gældende for foreningers bookinger

Der er mulighed for foreninger at booke tider i både de selvejende haller og i de kommunale haller/sale.

Booking i selvejende haller:

Booking af faste haltider (sæsonbooking) kan foretages for maksimalt 12 måneder ad gangen. Sæsonbookingen omfatter både træning- og kamptider i sæsonen.

Træningstider: (hverdage)
Disse forhåndsbookes i maj/juni måned på fordelingsmøder mellem foreningerne og hallen, og justeres i august/september.

Senest den 15. september låses træningssæsonen, og er gældende for sæsonen.

Foreningen hæfter herefter for de bookede træningstimer indtil sæsonafslutning.

Kamptider: (weekender og helligdage)
Disse bookes, når turneringsplaner er kendte, hvilket sker i august/september. Kamptider bookes i sammenhæng, således at ledig kapacitet kan udlejes til andre sportsgrene.

Der tages højde for opsplittet turneringsplan i nogle idrætsgrene, hvor der tilgår ny turneringsplan til jul. Tiderne bookes senest ultimo december, eventuelt på et fordelingsmøde.

Når turneringsplanen er fastlagt, godkendes den, og fastlåses hermed.

Foreningen hæfter herefter for de bookede kamptimer indtil sæsonafslutning.

Ønsker om forhåndsreservationer af hele dage til stævner m.m. skal ske til hallen/bookes allerede, når foreningen er bekendt med stævnet. Forhåndsreservationen gælder indtil anden forespørgsel på bookningen sker, og ønsker man at fastholde reservationen, gælder det som en booking og den låses.

Mødelokaler i de selvejende haller:
Mødelokaler skal også bookes via Conventus.

Afbooking af mødelokaler skal foretages minimum 1 uge før, ellers opkræves fuld betaling.

Booking i kommunale haller/sale

Sæsonbooking:
Primo april hvert år orienterer Fritid og Kultur de foreninger og andre tidligere brugere om, at det er tid til at søge om tider.

De foreninger, der ønsker at booke tider i de kommunale haller og sale, Nordjyllands Idrætshøjskole samt de to gymnasier, skal senest den 15. maj hvert år have indsendt en bookingansøgning i Conventus.

Primo juni er ansøgningerne gennemgået af skolen, Nordjyllands Idrætshøjskole samt Fritid og Kultur, og foreningerne modtager besked om godkendte tider via Conventus.

Herefter kan foreningerne ansøge om ledige tider, dog kun frem til den efterfølgende sommer.

Retningslinjer gældende for de selvejende hallers bookinger

Forud for foreningernes sæsonbookinger reserverer de selvejende haller tidspunkter for deres årligt tilbagevendende arrangementer og kendte arrangementer for det kommende år (heldagsarrangementer). Dette gøres således for, at foreningerne kan planlægge efter disse.

Ikke idrætslige aktiviteter i hallen medtages ved koordinering af kamptider (weekend og helligdage) i august/september.

Arrangementer, der kommer ind efter sæsonbookningen, som er fastlåst den 15. september, og som kræver aflysninger af skole- eller foreningstimer, opdeles i Pålagte og Opståede.

Pålagte arrangementer
De pålagte arrangementer omfatter folketingsvalg og lignende der tager prioritet over alle andre arrangementer. Her skal hallen melde aflysningen til forening/skole, så snart dener kendt.

  • Her gives hallen den frihed at kunne aflyse uden noget krav om at skulle erstatte eller på anden måde efterleve de behov foreningen/skolen måtte have, da vigtigheden i det pålagte arrangement altid vil vægte tungere. Dog opfordres der altid til dialog mellem hallen og forening/skole om et alternativt lokale i en anden hal i kommunen.

Opståede arrangementer
De opståede arrangementer er dem, der kommer ind efter sæsonbookningen, som er fastlåst efter d. 15. september, og som kræver aflysninger af skole- eller foreningstimer. Her er tale om erhvervsarrangementer, civile arrangementer og lignende.

  • Her skal hallen i en højere grad indgå i dialog med forening/skole om at finde lokalekapacitet et andet sted i kommunen via brug af Conventus/Foreningsportalen. Der ønskes et stærkere samarbejde hallerne imellem, hvilket vil resultere i færre aflyste træninger/arrangementer i foreningerne/skolerne og en højere belægning i de selvejende haller.

Såfremt en forening og en facilitet indgår en aftale om brug af faciliteten, må denne aftale ikke stille foreningen ringere end disse retningslinjer. Retningslinjerne skal ses som et minimum.

Fordelingen af foreninger i de selvejende institutioner sker i samarbejde mellem foreningen og den ønskede facilitet. Brønderslev Kommune faciliterer og fordeler alene de foreninger, der har søgt om tider i de kommunale lokaler.

 

Kontakt

Administrativ sagsbehandler
Tlf.: 99455684
Fritidskonsulent
Tlf.: 99455593
Opdateret 16. september 2020
Ansvarlig redaktør: Jørgen Nielsen